Por: Kristen Cox. Directora Ejecutiva Oficina Presupuesto y Gerencia Gobernación UTAH
Publicado el 21 de junio, 2018 en LinkedIn
Traducción Libre de Javier Arevalo – Goldratt Consulting Partner Latin America
¿Te imaginas construir un puente simplemente describiendo cómo debería verse a través de un resumen de política pública o narrativa?
Por supuesto que no. Los ingenieros usan dibujos detallados para establecer una comprensión compartida del producto final, la relación entre las características del diseño, las dependencias estructurales y las dimensiones. Hay información crítica que los ingenieros obtienen a través de una imagen que de otra manera es difícil de determinar.
En el gobierno, sin embargo, tendemos a creer que sistemas completos se pueden construir solo a través de la palabra escrita. Construimos innumerables sistemas dentro del gobierno exclusivamente a través de la escritura de políticas, procedimientos, auditorías y leyes. Estos son elementos de cualquier programa o sistema, pero no son suficientes.
Gran parte del trabajo en el gobierno es invisible para nosotros. Los procesos informales, las soluciones temporales, las interrupciones y los puntos de quiebre se producen todos los días sin que nadie lo note. Simplemente no podemos mejorar algo a menos que lo reconozcamos, y nunca nos enfocaremos en los procesos informales y las interrupciones hasta que comencemos a mirar los programas y servicios del gobierno de manera muy diferente.
Entender cómo los ciudadanos o el trabajo real se mueve a través de un sistema tiene que estar al frente y al centro de cualquier organización de alto rendimiento, una mentalidad que nos exige comenzar a pensar sistémicamente en lugar de hacerlo con una visión estrecha, local y que transformemos la política abstracta en un flujo de trabajo específico.
Mapear nuestros procesos puede ayudarnos a descubrir el trabajo invisible que está ocurriendo todos los días dentro de nuestros sistemas y está impulsando nuestro desempeño. El uso de herramientas para crear imágenes visuales de nuestros sistemas puede hacer que el gobierno sea más comprensible y nos brinde una perspectiva diferente de lo que realmente está sucediendo. Específicamente, las herramientas visuales correctas pueden ayudarnos a:
- Comprender el flujo del trabajo
- Comprender dónde está nuestra restricción principal activa
- Identificar donde las cosas se estancan
- Aclarar las dependencias y los pasos requeridos para entregar un servicio
- Encontrar dónde está ocurriendo el retrabajo y reproceso
- Identificar dónde las personas o la información simplemente están esperando y dónde se desperdicia el tiempo
- Detectar cómo la gente está utilizando su tiempo
- Identificar dónde y cómo se está descomponiendo el sistema
- Encontrar formas de reducir los traspasos y acelerar el trabajo
- Detectar las relaciones de causa y efecto
En verdad, una imagen vale más que mil palabras. Independientemente de si alguien es un trabajador social o está tramitando permisos comerciales, si se hace de la manera correcta, los mapas visuales pueden revelar oportunidades significativas para mejorar el rendimiento. Los mapas visuales pueden comunicar información que de otro modo sería imposible de obtener.
ADVERTENCIA!!! todos los mapas visuales no son lo mismo. A veces nos adentramos en mapas de procesos detallados antes de crear un acuerdo de alto nivel sobre cómo debería funcionar el sistema. Proporcionaré consejos sobre cómo crear un mapa del sistema que realmente pueda afectar el rendimiento mas adelante en un próximo artículo…
Les invitamos a continuar leyéndonos. Hasta nuestra próxima entrega…
