Por: Javier Arévalo – Goldratt Consulting Partner LA
“Jefe… excúseme que interrumpa sus vacaciones… ¿Será que puede aprobarme el reembolso de caja menor? El contralor no me lo recibe sin su OK”.
¿Le suena familiar esta situación? O quizás, ¿se ha encontrado con la sorpresa de haber planeado con suficiente anticipación el comité operativo de las áreas a su cargo, y sin embargo debe destinar más del 50% de dicha reunión a apagar incendios porque es el único momento en que pueden “atraparlo”? y por supuesto usted queda con la frustrante sensación de no poder compartirles los planes futuros de inversión, cambio cultural y estrategia que existen para la empresa.
Para la gran mayoría de los gerentes de área es un desafío tratar de resolver la brecha que existe entre los integrantes de nuestros equipos de trabajo que sienten una gran motivación por su labor dentro de la empresa y aquellos que perciben su trabajo como frustrante, pesado y a veces hasta mal remunerado.
Pues bien, la clave o el eslabón perdido para resolver este dilema y aumentar la productividad de nuestros equipos de trabajo puede estar en la desalineación entre la autoridad y la responsabilidad de nuestros colaboradores.
Muchos síntomas derivados de esta desalineación y que se perciben a diario en nuestras empresas, pueden ser reducidos o eliminados con algunos pocos cambios o acciones. Un proceso de enfoque simple puede enviar los acordes correctos para que el sistema, la empresa, vibre en la frecuencia adecuada para garantizar el flujo en la comunicación, en el desempeño y armonía, y finalmente en la motivación de nuestra gente.
¿Cuál es el dilema? ¿A qué nos enfrentamos?
Como seres humanos tenemos y desarrollamos la capacidad de enfrentarnos a los retos personales y profesionales que nos depara el día a día. Ahora, superarlos y resolverlos correcta o erradamente depende del prisma con el que observemos.
En la medida en que vamos superando las necesidades básicas de conservación, como nos muestra la pirámide de Maslow, las personas deseamos mayores y mejores posiciones jerárquicas, de autoridad; lo que conlleva a un alto grado de exposición a toma de decisiones, riesgos y visaje público que se traduce en responsabilidad.
Usualmente establecemos demasiadas reglas para tratar de controlar estos síntomas, creando con ello bloqueos sistemáticos en las áreas de apoyo y ejecución. Generamos altos grados de frustración y desperdiciamos la atención de los gerentes de área, quienes tratan de lidiar con la avalancha de aprobaciones, dobles agendas, retrabajos y conflictos personales.
Este dilema lo definimos en Teoría de Restricciones como:
“La desalineación entre la autoridad y la responsabilidad que tienen las personas dentro de nuestras empresas»
El rumbo a tomar…
La motivación en las personas se potencia con las sensaciones de seguridad y satisfacción; y ello produce efectos muy similares a los de la felicidad. Resolver el conflicto entre la alineación de la autoridad y la responsabilidad de nuestros colaboradores en sus trabajos aumentará sin duda ambas sensaciones y debido ello también su motivación.
¿Y por qué? Veamos… Los retos diarios de nuestros equipos de trabajo se basan en cumplir con el mejor nivel de desempeño posible, las funciones y actividades consignadas en sus manuales de responsabilidades. En la medida que el flujo de cumplimiento de estas responsabilidades se hace más rápido y mejor, nuestro personal aumentará la “felicidad” en su trabajo, sentirá que lo ejecutado es valioso y reconocido.
¿Cómo nos ponemos en movimiento?
Necesitamos entender ¿cómo podríamos aumentar el flujo de ejecución si tenemos problemas de autoridad y responsabilidad?
Les propongo algunos pasos muy simples, pero muy efectivos, a utilizar con cada integrante de su equipo de trabajo. Lo obvio por obvio se obvia…
1. Definan claramente un propósito personal y del cargo. Formalícenlo.
2. Definan los objetivos del cargo y cómo contribuyen al propósito del cargo. Formalícenlo.
3. Definan claramente las actividades que se requiere ejecutar para cumplir con los objetivos, y clasifíquelas en:
- Actividades de flujo, aquellas diarias o más frecuentes para cumplir los objetivos.
- Actividades de reglas o política, aquellas solicitadas por su jefe, que aunque no son necesarias para cumplir con el objetivo del cargo, le han sido asignadas, ya sea por algún talento especial y/o confianza. Éstas por lo general no son diarias, son esporádicas.
- Actividades que no estén en estos dos grupos. Éstas deben ser desechadas y ojalá con un acta de scrap.
¡Distinga sus actividades con un color, esto le ayudará en sus prioridades!
4 Acuerde cuáles actividades necesitarán de alguna aprobación en especial, lo ideal es que ninguna de las actividades de flujo requiera de aprobación, y si la requiere, revisen si deben o no corresponder al cargo.
Ordenando la casa podemos darnos cuenta de que muchas actividades ya no son necesarias, ya no se realizarán dobles trabajos, se requerirán muy pocas autorizaciones, surgirán pocos incendios, habrá menor desgaste entre áreas. Como gerentes de área estarán felices porque tendrán un muy bajo nivel de incendios y un personal más autónomo, colaborador y sobre todo motivado.
Los invito a ver el siguiente video de sobre la motivación…
También los invito a leer el artículo del Dr. Eli Goldratt “Facultación” (“Empowerment”) en el cual describe con profundidad el conflicto entre autoridad y responsabilidad. Ambas fuentes fundamentales en la construcción de este modelo.
