¡Multitareas o No Multitareas, esa es la cuestión! ¿Qué debemos hacer, protegernos de la incertidumbre e imprevistos aceptando holguras y capacidad redundante, o ser lo más eficientes posible sin aceptarlas?
En una primera entrega, que pueden leer en el post anterior, les compartí los efectos nocivos de la multitarea dañina o mala multitarea y el nuevo entendimiento que tenemos hoy en Goldratt Consulting sobre ellas, logrado a partir de nuestro trabajo aplicando Teoría de Restricciones en empresas del mundo de la construcción y el MRO.
En la primera parte de este post, concluimos que las multitareas y el impacto que ellas tienen sobre la pérdida o desperdicio de capacidad, el efecto negativo que ellas causan en la calidad y el aumento en el tiempo de toque, crean una presión creciente por aumentar los recursos disponibles (más gastos) y los tiempos de seguridad, incrementando aún más el volumen de tareas abiertas y carga sobre los recursos.
El resultado es pues un perpetuo círculo vicioso que profundiza cada vez mas los efectos negativos. Recordemos que cuando las multitareas son abundantes, la capacidad real disponible efectiva se reduce en magnitudes antes subestimadas, ya que el impacto que se produce no es lineal y la capacidad se va perdiendo en múltiplos.
¿CÓMO ROMPER ESTE CÍRCULO VICIOSO PARA ENTRAR EN UNO VIRTUOSO?
Adicionalmente a los mecanismos clásicos de Cadena Crítica como lo son la contención de recursos, el escalonamiento de los proyectos, la utilización de amortiguadores de proyecto y el monitoreo de su consumo relativo como señal para establecer las prioridades correctas, existen otros mecanismos de control en la solución expandida y ajustada para las nuevas realidades, que aseguran una ventaja sostenida en el mercado.
Ellos son:
1. La regulación de las tareas abiertas como WIP, inventario en proceso, a nivel de cada recurso para desestimular las multitareas, asegurándonos que no existan incentivos para mantener un alto nivel de tareas en proceso.
2. El establecimiento de un proceso de “Full KIT” o preparaciones completas, que continua revelándose como una fuente sustancial de mejoras en el desempeño. Algo que es de mucho sentido común pero que nuevamente en los ambientes de proyectos, y me atrevo a decir hasta en nuestra vida cotidiana, dejamos de lado pensando que podemos escapar de Murphy o por lo menos pasarle desapercibidos por un tiempo.
El Full KIT no solo atañe al proyecto como tal donde las preparaciones son vitales, como en construcción, sino también a asegurar que se tienen todos los elementos que están fuera del ámbito del proyecto que son igualmente importantes, como los permisos necesarios para antes de iniciar una obra. En los ambientes de MRO o mantenimiento por ejemplo, tener todas las herramientas y repuestos disponibles para cada etapa acelera y mejora el desempeño de las entregas, eliminando así una fuente recurrente de interrupciones.
Adicionalmente, cuando examinamos en profundidad los ambientes de construcción y MRO nos damos cuenta que existe otra característica fina en la manifestación de la multitarea, que tiene que ver con los supuestos e indicadores de desempeño que nos llevan a gestionar los recursos basados en eficiencia.
Por ejemplo, en ambos ambientes existen cuadrillas expertas en funciones específicas. En el caso de la construcción están las cuadrillas para los pilotes, la mampostería, la estructura, las instalaciones eléctricas, etc. En el caso del MRO están los encargados de desarme, mecánica ligera, pesada, electrónico, aviónica (si hablamos de aviones), etc. La presión en ambos es tratar de procesar la mayor cantidad de trabajo con los recursos disponibles. En la construcción buscan optimizar las cuadrillas con respecto a las estimaciones de avance de cada fase; en el de MRO con respecto a unidades de vehículos (aviones, camiones, motores, maquinas).
