Por: Kristen Cox – Gerente Oficina de Operaciones y Presupuesto Estado de Utah. Publicado en Mayo 17, 2018 en LinkedIn
Traducción Libre de Javier Arevalo – Goldratt Consulting Partner Latin America
Mucho se ha dicho recientemente sobre las multitareas, muchas veces aparece como un nuevo requisito en las habilidades descritas en reclutamiento y el headhunting de los ejecutivos, como Multitasking. A pesar de que todos están de acuerdo en la lógica, sentido común de lo dañino que puede ser enfocarse en muchas cosas a la vez, o repartir nuestra atención en varios frentes simultáneos de trabajo, sigue siendo como una utopía que está presente en los referentes como algo que es aún deseable. En este breve articulo, Kristen, quien nos comparte su experiencia en la aplicación de TOC en la burocracia gubernamental, muestra lo simple que resulta la mejora cuando retamos este supuesto valor…
El equipo de Excelencia Operacional de la Oficina de Gerencia y Presupuesto del Gobernador (GOMB) (Utah, EEUU) dispensa bastante tiempo discutiendo sobre los problemas asociados a la mala multitarea. Afirmamos que simplemente reduciendo las interrupciones y creando ambientes donde las personas no tienen que constantemente estar cambiando entre una tarea y otra, puede mejorar el desempeño tanto individual como del sistema completo—independientemente del sistema o del ambiente de trabajo. ¿Puede ser así, tan simple?
En su libro, “The 12 Week Year (El Año de 12 semanas),” el autor Brian P. Moran destaca tres interesantes estudios que confirman cómo la productividad es erosionada por las malas multitareas. Estos son los hechos:
- Según Dave I. Meyer, director del Laboratorio de Conocimiento y Acción Cerebral de la Universidad de Michigan, cuando uno retracta una tarea primaria para darle espacio a una nueva tarea, uno incrementa el tiempo necesario para completar la tarea inicial en un 25 por ciento y con un aumento en la probabilidad de cometer errores.
- Un estudio de cronología en el uso del tiempo publicado por Basex, firma de investigación de empresas de IT, concluye que el 28 por ciento del tiempo promedio de los profesionales se invierte en lidiar con las interrupciones o el tiempo asociado a la recuperación. Esto es unas once horas de distracción del total de 40 horas de trabajo semanal.
- Un estudio realizado por Microsoft y a Universidad de Illinois encontraron que luego de ser distraído durante tareas mentales serias como por ejemplo con emails o notas de mensajes entrantes, el trabajador típico de Microsoft demora en promedio 15 min para volver a tomar el ritmo.
Algunas veces buscamos soluciones complicadas y sofisticadas para mejorar la productividad. La verdad es que algunos pocos cambios simples en la forma como organizamos nuestro trabajo y como protegemos el tiempo efectivo de nuestra gente, puede resultar en una gran diferencia. Ganarle a la cultura del multitasking es una tarea sin fin pues pareciera que nos alimentamos de ella y estamos organizados bajo estructuras para perpetuarlas. A continuación, he aquí cuatro acciones que las personas y gerentes pueden tomar para comenzar a atender las malas multitareas.
Haga del Tiempo Sin Interrupciones una Prioridad
Programe bloques de tiempo cada semana donde cuente con tiempo sin interrupciones para “enfoque”. Esto puede parecer imposible o puede ser considerado un lujo, pero hacerlo es fundamental para tu habilidad de mejorar tu productividad y desempeño.
Priorizar
Algunas veces perpetuamos las malas multitareas porque cambiamos nuestra concentración de tareas de alta prioridad a otros de mucha menos importancia. Sé claro en cómo estas invirtiendo tu recurso más valioso—tu tiempo. Enfocar tu tiempo significa identificar aquellos temas, áreas o tareas que no deberían estar consumiendo tu tiempo e identifica aquellas cosas a las que no les estas dedicando todo el tiempo que deberías y hazlo.
PARA GERENTES…
Practicar la Regla Dorada
Respetar el tiempo de los demás y reducir las interrupciones que uno mismo esté causando. Encuentre formas de organizar el flujo de trabajo de su equipo o programe tiempo protegido para que ellos también se puedan beneficiar del tiempo sin interrupciones y enfocado. Algunas veces nosotros los gerentes, somos los responsables mismos de empujarles la peor multitarea dañina a nuestros empleados. Permítales que tengan ese tiempo protegido y respételo. Estimule, promueva la retroalimentación acerca del proceso o las políticas que les están bloqueando o impidiendo tener ese tiempo de enfoque que necesitan para ser exitosos en su labor.
Cree una Cultura de Completar/Finalizar en lugar de Iniciar Trabajo
Dar inicio a proyectos o iniciativas es fácil. Lo que es mucho más retador es completarlas. Crear un sistema y reglas que no permiten que trabajo nuevo se genere hasta que el trabajo anterior, en proceso, haya sido completado. La mejor manera de realizar esto es reducir la mala multitarea. Cuando los gerentes controlan el número de tareas o proyectos que se permiten entrar o abrir en el sistema, los equipos se pueden enfocar y completar el trabajo más rápido y con mejor calidad. Esto es difícil y retador, y requiere que superemos la creencia de que el trabajo que se inicia más temprano se terminará antes— un supuesto falso. Esto requerirá disciplina, sistemas y muchas veces herramientas de gestión visual.
Les invitamos a continuar leyéndonos. Hasta nuestra próxima entrega…
