Por: Kristen Cox– Directora Ejecutiva Oficina Presupuesto y Gerencia Gobernación UTAH
Publicado el 4 de Enero de 2018 en LinkedIn
Traducción Libre de Javier Arevalo – Goldratt Consulting Partner Latin America
El concepto de «kit completo» es un principio fundamental dentro del enfoque de la Teoría de las Restricciones. Esencialmente, un kit completo significa que tiene todo lo que necesita para llevar a cabo su trabajo antes de iniciarlo. Por definición, esto también significa que no comienzas a trabajar en elementos en los que no deberías estar trabajando.
Una forma de pensar en el kit completo es pensar en hacer una comida para una cena. Antes de sumergirse a mezclar ingredientes y preparar la comida, se aseguraría de tener la receta, todos los ingredientes a mano, todos los utensilios de cocina necesarios y la cantidad de personas que comerían la comida. Sería una pérdida de tiempo comenzar a cocinar solo para descubrir que faltaban ingredientes clave y tener que volver a la tienda o no tener idea de cuántas personas vendrían a cenar.
Si bien esto parece ser de sentido común, la idea de operar con «kit completo» no siempre es una práctica común en el lugar de trabajo. Tal vez esto se deba a nuestra tendencia a comenzar todo de inmediato, creyendo que cuanto antes comencemos una tarea, más pronto se completará. Sin embargo, comenzar el trabajo que no está completo y con todas las preparaciones puede tomar más tiempo para completar.
En el lugar de trabajo, el kit completo puede significar que las personas tienen toda la información, herramientas, requisitos, aprobaciones o documentación correctos a la mano para poder hacer el trabajo. Si el kit completo está configurado correctamente, las personas pueden evitar tener que hacer cosas como buscar verificaciones, recopilar documentación adicional, solicitar aclaraciones de los supervisores o recopilar más información sobre el cliente. Del mismo modo, un buen kit completo garantizará que las personas no comiencen a trabajar en información incorrecta que simplemente creará la necesidad de rehacerlo en el futuro.
Todo esto se suma al tiempo perdido. Comenzar nuestro trabajo y luego tener que dejarlo de lado mientras buscamos información solo crea retrasos. Algunas veces necesitamos ir más despacio para poder acelerar.
A continuación, hay seis consejos para ayudarlo a construir un kit completo efectivo…
UNO Asegúrese de que sus mejores empleados estén a cargo de definir lo que debe estar en el kit completo. Los trabajadores experimentados y de alto rendimiento tendrán la mejor comprensión de qué información o herramientas deben estar disponibles para que los empleados puedan hacer el trabajo.
DOS Asegúrese de que haya una manera sistemática para que los empleados solo trabajen en tareas/trabajos que estén completos. Simplemente definir un kit completo no es suficiente. Los empleados necesitan fácil acceso al trabajo que tiene un kit completo, así que piense en cómo se libera el kit completo a los empleados.
TRES Identifique dónde deben producirse los kits completos en diferentes puntos a lo largo del flujo de trabajo. “Gating” es el concepto de tener un kit completo en diferentes pasos a lo largo del proceso, compuertas-hitos. Por ejemplo, un kit completo para encontrar y validar hechos puede ser diferente a un kit completo para el equipo en la apelación.
CUATRO Revise regularmente lo que está en el kit completo. Las políticas y requisitos de trabajo cambian, así que asegúrese de que el kit completo sea revisado por sus mejores empleados para que el kit completo se mantenga relevante y preciso.
CINCO Monitorearlo como parte de una medida de proceso. Los gerentes deben monitorear el porcentaje del trabajo que está completo y liberado en el sistema como parte de los indicadores clave del proceso. Esto permitirá a la gerencia mejorar el sistema y el desempeño de los empleados en el tiempo.
SEIS Invierta más tiempo en construir un kit completo sólido. Con demasiada frecuencia llegamos a aceptar y vivir con todos los efectos negativos que se derivan de no tener un kit completo. La cantidad de tiempo que pasamos administrando los efectos secundarios debe redirigirse para resolver los problemas en la fuente, donde comienza el trabajo y donde el kit completo debe entrar en juego.
Si bien es un concepto simple, el kit completo puede tener un impacto significativo en el rendimiento de su organización
Poniendo el Kit Completo en Práctica
Kristen Cox en Linked In, 29 de Mayo de 2018
Mi oficina se está trabajando de la mano con varias instituciones de educación superior en Utah para aumentar significativamente las tasas de retención estudiantil y disminuir el tiempo hasta su graduación. Una de las universidades con las que nos asociamos es la Universidad Estatal de Utah, que ha establecido un objetivo ambicioso para mejorar las tasas de retención para los estudiantes de primera generación en su primer año en un 21% utilizando el concepto de kit completo. A menudo las personas no creen que estos conceptos se apliquen a los entornos en los que prestamos servicios a las personas, como la educación o el bienestar infantil, pero eso no es cierto. Las soluciones simples a menudo pueden obtener grandes resultados si solo creemos que podemos hacer más con nuestros recursos existentes. Gran agradecimiento al equipo del estado de Utah por su arduo trabajo, claridad de pensamiento y disposición para enfrentar desafíos.
Les invitamos a continuar leyéndonos. Hasta nuestra próxima entrega…
